A pesar que a l'entorn de treball és cada vegada sigui més comú que tots els documents estiguin digitalitzats i s'emmagatzemin en el núvol, a vegades és imprescindible tenir aquesta documentació de manera física i a mà en tot moment. És per això que els mobles per a organitzar documents es converteixin en mobiliari clau.
A l'hora de triar mobles per a organitzar documents, hauràs de tenir en compte que hi ha diferents models, des d'armaris a arxivadors, que es poden ajustar perfectament a les teves necessitats i espai.
1. L'espai físic de treball
La primera dada que cal tenir en compte a l'hora de triar mobles per a organitzar documents és l'espai que tenim per a situar nous mobles per a l'emmagatzematge d'arxius físics.
Després d'això, cal veure quin mobiliari per a organitzar documents s'adapta millor a elles i després saber distribuir-los de manera correcta per a aconseguir facilitar la dinàmica de treball i agilitar les tasques de cerca de papers. És recomanable que una vegada instal·lats tots els mobles d'arxiu, a l'habitació existeixi el suficient espai per a caminar sense obstacles i que aquesta doni una sensació de llibertat.
Si hi ha una gran amplitud d'espai, pots optar per incorporar un armari arxivador de metall. Aquesta és una de les solucions més eficaces, ja que permet concentrar tots els documents en un mateix espai i tenir-los ben organitzats, a més de classificats segons correspongui. En general aquest model de moble porta calaixos i pany, en alguns casos, per a protegir encara més els documents desats.
Per contra, si comptem amb un espai delimitat, els bucks o calaixeres d'oficina són una opció a tenir en compte. Aquests es poden situar en el lateral o sota la taula d'oficina, la qual cosa farà que no hagis de moure't del teu espai de treball per a buscar arxius, mantenint la concentració. Els bucks de melamina de ACTIU incorporen rodes, per la qual cosa podràs moure'ls a qualsevol racó de manera senzilla.
2. El tipus de documentació
A més de l'espai que disposem, un altre aspecte important a l'hora de definir el mobiliari per a organitzar arxius és la funció que exercirà. En el cas de voler emmagatzemar papers d'ús quotidià que volem tenir a mà, l'ideal és tenir una calaixera i situar-la el més a prop possible del nostre lloc de treball.
Per contra, si no volem que els documents estiguin a la vista o són arxius que no es consulten sovint, pots optar per armaris i arxivadors de gran grandària. En el cas especial que es tracti de documentació sensible i important, és recomanable que tinguin pany perquè estiguin en un lloc segur.
3. Estètica
No hem d'oblidar-nos de la part estètica a l'hora de triar mobles per a organitzar documents. Tant el material del mobiliari com la seva estètica poden aportar molt a la sala si es combinen encertadament. Per exemple, un armari de fusta és un element ideal per a una oficina clàssica i una calaixera de melamina pot aportar un look modern.
També cal tenir en compte la resta de mobiliari que tenim a la sala com la taula o les cadires i triar opcions que tinguin una certa relació o comparteixin algunes característiques. De no ser així, el moble nou passarà a ser un article que generi un impacte negatiu, al no quedar ben combinat i canviar l'harmonia del lloc.
